Procedure aziendali: 5 errori da evitare

Se la tua squadra trascorre i suoi giorni a chiedere il permesso prima di eseguire un compito, impiega un’ora per completare le note spese o i fogli di presenza, partecipa a riunioni ridondanti, o risponde a e-mail irrilevanti, hai un problema.

Le procedure sono pensate per migliorare l’efficienza, per aiutare la tua impresa a crescere e così via… ma possono rapidamente finire fuori controllo.

In uno studio su società statunitensi ed europee, è stato rilevato che l’importo delle procedure, degli organi di coordinamento, delle approvazioni necessarie per le decisioni, negli ultimi quindici anni, è aumentato ovunque dal 50% al 350%. Ma c’è di più: nelle aziende con strutture organizzative più complesse i manager spendono il 40% del loro tempo a scrivere report e dal 30% al 60% di esso in riunioni di coordinamento.
Non c’è da meravigliarsi se le persone sentono di non poter mai portare a termine un lavoro.

Allora perché amiamo le procedure così tanto?
Esse offrono un modo per misurare la produttività e i progressi, il che fa sentire le persone più efficienti e responsabili. Se utilizzate correttamente, le procedure dovrebbero standardizzare e semplificare le operazioni necessarie a far progredire l’attività senza intoppi. Dovrebbero inoltre consentire alle aziende di intraprendere un lavoro complesso, soprattutto in un’organizzazione che cresce.
Ma non è una buona cosa quando ci sono così tante procedure in atto da frenare le persone invece che aiutarle.

Ecco i cinque modi in cui le procedure possono affossare la tua attività:

1. Autorizzare con il permesso ma senza azione: Autorizzare non è dare più responsabilità alle persone, se queste devono poi ancora ottenere un numero irragionevole di approvazioni per approdare a un nulla di fatto. Questo segnala una mancanza di fiducia.
2. Leader incentrati sulle procedure anziché sulle persone: Nel tentativo di standardizzare quello che facciamo, niente sul lavoro è più personale. I leader si preoccupano più delle procedure che delle persone per risolvere i problemi, ma tutto ciò non funziona. Questo segnala una chiara mancanza di umanità.
3. Eccessiva dipendenza dalle riunioni: “collaborazione” e “inclusione” sono le parole d’ordine in azienda, ma la produttività del lavoro di squadra non necessita di incontri per ogni singola azione o decisione. Le persone, quando vengono sempre bloccate in riunioni, finiscono irrimediabilmente per perdere vitalità. Questo indica che la politica ha preso il sopravvento sulla produttività.
4. Mancanza di una (chiara) visione: le aziende hanno bisogno di un grande visione e importanti traguardi. Troppo spesso le aziende hanno visioni o mission cariche di gergo, ma prive di significato. Questo segnala una mancanza di scopo.
5. Management come giudice, non giuria: Se lo scopo della riunione è quello di far pensare, creare, o costruire, la gestione deve smettere di trascinare le persone verso il basso quando si propongono nuove idee o si mette in discussione lo status quo. Questo segnala una mancanza di prospettiva e di apertura.

Quando il lavoro delle persone dipende da parametri incentrati sul soddisfare e mantenere lo status quo, si può criticare la loro riluttanza a spendere energia verso la creazione e l’invenzione di qualcosa?

Articolo liberamente ispirato da: Fast Company Magazine
Foto: By § Λzure § via Flickr, Creative Commons Attribution

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