Google Drive: uno strumento su misura per il business

Non molto tempo addietro abbiamo trattato di Google Docs e di come questo servizio possa esserti utile. Ora il servizio compie un’ulteriore salto di qualità regalando, nella versione base, uno spazio di archiviazione da 5GB. Ma c’è molto di più.

C’è da premettere che non si tratta dell’ennesimo servizio dove potrai salvare i tuoi file nella “nuvola”, piuttosto di un’evoluzione di Google Docs che, per chi ancora non lo sapesse, è una suite d’ufficio completa di editor di testo, foglio di calcolo, strumenti per il disegno, i moduli e le presentazioni.

Cosa c’è di nuovo?

Come in passato potrai condividere i tuoi documenti con i tuoi collaboratori, lavorare in più persone, simultaneamente, allo stesso documento, commentare i documenti. A tutto questo si aggiunge la possibilità di tenere sotto controllo le varie versioni dei documenti. In questo modo potrai controllare l’evoluzione del lavoro, avere una copia di sicurezza creata automaticamente o, anche, impostare una versione predefinita come principale. Il sistema ha una memoria di 30 giorni e così non dovrai più preoccuparti di copie di salvataggio.

Ti sei mai perso poi dentro la valanga di documenti che sicuramente avrai? Magari più di qualche volta avrai perso un po’ di tempo a cercare il file giusto perché non ricordavi il nome. Ora il servizio ti viene incontro integrando una funzione di ricerca all’interno dei documenti: basta inserire la parola chiave e arriverai subito al documento che ti interessa. Google inoltre punta molto sulla sua ricerca attraverso le immagini: lo propone come suo cavallo di battaglia. Quando caricherai un’immagine il servizio cercherà di riconoscerla per permetterti in futuro una ricerca più facile.

Ultima novità è costituita dall’applicazione che permette, come Dropbox, di avere una cartella nel proprio computer dove sono costantemente sincronizzati i nostri file. Basta trascinare un documento nella cartella e avrai subito il tuo documento sincronizzato nella “nuvola”. E lo stesso al contrario: come crei un documento attraverso l’interfaccia web automaticamente vedrai la cartella nel tuo computer riempirsi coi file nuovi.

L’interfaccia inoltre è molto semplice da usare: ricorda molto quella di un computer classico, dove è possibile anche tramite il tasto destro del mouse visualizzare il menu a tendina che ci permetterà di operare rapidamente coi file.

Google promette inoltre che il servizio sarà integrato con molte altre applicazioni per una condivisione più semplice, con un comodo bottone “invia a Google Drive”. Non è ancora noto però il numero dei partner in questa operazione.

Come può tornare utile per il mio business?

Alla domanda si può rispondere con due parole: collaborazione e mobilità.

Collaborazione perché, come premesso, potrai condividere i documenti col tuo gruppo di lavoro e lavorare allo stesso documento. Molto utile se le persone non possono vedersi fisicamente.

Mobilità perché, disponendo di una connessione a internet, potrai lavorare da qualsiasi posto con qualsiasi periferica ai tuoi documenti con la comodità di avere sempre tutto sincronizzato tra le tue periferiche. Hai solo bisogno di un account Google e le eventuali applicazioni installate nei tuoi tablet/smartphone (nota: per Android è già disponibile tutta la suite, per iPhone/iPad a breve in arrivo.

E i contro?

Il fatto di dover essere sempre connessi. Vero che esiste una versione offline di Google Docs che funziona abbastanza bene, ma non è ancora consigliata per l’ambiente di produzione. Inoltre, volendo lavorare con periferiche Apple, si è tagliati fuori da questa possibilità per il momento. Ma di questo problema ne risentono tutte le tecnologie che in un qualche modo si appoggino al concetto di Cloud Computing.
Ulteriore nota riguarda il fatto che i nostri documenti non risiedano nel nostro computer. È un compromesso a cui bisogna scendere se si vuole poter sfruttare la flessibilità di questa soluzione. La politica di Google è tutto sommato chiara: i file restano di tua proprietà e li possiamo usare solo per migliorare il servizio a te cliente finale. Certo, ad alcuni potrà sembrare ancora un tantino troppo.

Per il versante sicurezza si può restare abbastanza tranquilli: Google è un colosso che può permettersi di investire in sicurezza e finora i problemi sono rimasti abbastanza circoscritti.

I costi?

I primi 5GB sono gratis, per ulteriore spazio bisogna mettere mano al portafoglio.

Ecco un riassunto:

 

 

 

 

 

 

 

Se intendi solo lavorare con i documenti probabilmente non ti servirà mai pagare. Ricordiamo che i documenti in formato Google Docs “non occupano spazio” (semplicemente non vengono conteggiati). Se vuoi invece un vero e proprio disco fisso nella nuvola probabilmente ben presto metterai la mano al portafogli. I prezzi sono tutto sommato in linea con la concorrenza.

Da non dimenticare inoltre la questione dei costi di licenza: se non hai pretese particolari la suite di Google è adatta allo scopo e… non ci sono licenze da acquistare!

Chiaramente se devi lavorare su fogli di calcolo complessi o hai bisogno di un database hai bisogno invece di rivolgerti ad altre soluzioni. Senza alcun dubbio uno strumento da valutare!

La prossima recensione riguarderà SkyDrive di Microsoft, servizio della concorrenza. Continuate a seguirci!

 

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