iCloud e Google docs: Come sincronizzare meglio il tuo business

Hai appena comprato il tuo nuovo fiammante tablet sia esso un iPad o un altro tablet oppure hai un fantastico smartphone android o un iPhone in tasca e non hai idea di come puoi utilizzare il “potere delle nuvole” (eh si, anche questo è Cloud Computing) e della sincronizzazione? Eccoci qui, andiamo con calma partendo dalle basi e di sicuro tutta questa tecnologia diventa utile oltre che bella da vedere. Vediamo come puoi lavorare su un documento, un file doc di word, una tabella excel, un pdf, un file di testo ed avere quel file sincronizzato con tutte le modifiche che apporti su tutti i tuoi dispositivi, computer fisso o notebook. Evernote, come abbiamo visto, possiamo utilizzarlo come la nostra agenda personale, una sorta di post-it costantemente sincronizzato, prendiamo un appunto sul pc di casa e compare magicamente uguale anche sul nostro tablet o smartphone.. ma per i classici documenti di testo c’è una soluzione? E per I fogli excel?  Si, meglio ancora, due:

• Per iPad e iPhone c’è iCloud
• Per i dispositivi Android c’è Google Docs, integrato in Google Drive (di cui parliamo qui)

Andiamo con ordine e capiamo COME far funzionare e rendere utili per te questi servizi.

iCloud

Nell’app store ci sono tre App che ti interessano per questo scopo – NUMBERS (ti permette di leggere, modificare e salvare (anche) in formato excel) – PAGES (ti permette di leggere, modificare e salvare (anche) in formato word) – KEYNOTE (ti permette di leggere, modificare e salvare (anche) in formato powerpoint) Ognuna di queste app costa 7,99 € e senza queste App, la sincronizzazione di documenti tramite iCloud non può funzionare. Non è necessario averle tutte e tre, dipende da cosa ti serve, supponiamo che decidi di comperare pages per avere i tuoi file .doc sempre sincronizzati.. ecco come funziona: Apri l’app Pages sul tuo iPad e crei un nuovo documento

Appena hai finito di modificare il tuo nuovo documento, sempre che tu sia connesso ad internet in wi-fi o 3G non importa, il tuo iPad si prenderà cura di sincronizzarlo “sulle nuvole” in modo che tu possa più tardi lavorarci da un altro dispositivo (iPhone) o anche da un pc fisso… Se vuoi accedere al file che hai creato tramite pages con iPad sul tuo pc in ufficio ti serve solo una connessione internet e l’indirizzo di iCloud. Ed il gioco è fatto, troverai lo stesso documento, potrai modificarlo, salvarlo, continuare a lavorarci e le tue modifiche saranno sempre e comunque sincronizzate ! Il procedimento è il medesimo sia per I file excel che per le presentazioni. Lo spazio totale di storing sono 5 Gb (sono tanti tanti file .doc) e se non ti bastano, ovviamente puoi pagare per avere più spazio tra le nuvole.. Quanto spenderesti?

Google Docs (integrazione di Google Drive)

Mountain View è da molto tempo che conosce le potenzialità di avere tutto sincronizzato e da molto tempo lavora per fornire ai clienti servizi sempre più utili e per coprire tutte le loro esigenze (anche quelle che non sanno ancora di avere). Nel market android c’è un App (per Il tuo tablet o smartphone) che si chiama Google Docs, è gratuita e ti permette di creare documenti e  fogli di lavoro. Il concetto è sempre lo stesso, tu lavori al tuo documento e te lo trovi bello pronto e con le modifiche che apporti su tutti i dispositivi. Apri il tuo gmail (si, devi avere un indirizzo di posta elettronica gmail) ed in alto vedi la voce documenti, clicchi, crei un nuovo documento e il documento (che puoi salvare in diversi formati dal doc al pdf)  è automaticamente sincronizzato sul tuo smartphone  o tablet.

Valido ovviamente anche il procedimento contrario, esattamente come sopra con iCloud. Con questa applicazione, a differenza di iCloud puoi lavorare anche condividendo il tuo lavoro con altre persone, magari i tuoi collaboratori, in modo da avere un documento modificato al volo senza la necessità di girarlo via email (un pò come evernote, anche se qui lo scopo è diverso). Spazio di archiviazione gratuito in Google Drive? 5 gb, vuoi di più? Paghi. quanto?

Google ed Apple hanno sviluppato due modi similari ma al tempo stesso molto diversi di concepire l’utilizzo della sincronizzazione da parte dell’utente finale. Ecco i pro ed i contro di entrambi e…infine sta a te decidere cosa si adatta maggiormente a innovare e velocizzare il tuo business  iCloud – PRO

• Funziona anche Offline (modifichi il tuo documento anche se non sei connesso ad internet e appena l’ipad trova una connessione utile, sincronizza);
• Facilità di utilizzo delle applicazioni per creare i documenti, intuitive e alla portata di tutti;
• 5 GB gratuiti.

…e CONTRO

• Le app le paghi e se vuoi la suite (il pacchetto completo) ti costa 24 €;
• NON puoi fare una condivisione diretta come con Google docs, quindi non puoi lavorare a più mani sullo stesso documento (si ovvio puoi salvare le modifiche, girare il lavoro via email.. la solita procedura);

Google Docs App – PRO

• Non paghi l’App e risparmi 24 Euro;
• Facilità media di utilizzo durante la creazione documenti;
• Puoi condividere il tuo lavoro con i tuoi collaboratori e lavorare a più mani su uno stesso progetto;
• 5 GB gratuiti per documenti e storage di file in generale;

…e CONTRO

• Non puoi lavorare Offline (questo è un gran punto di svantaggio), se ti capita di essere senza internet, bè è un problema;
• Mancanza di intuitività in operazioni più avanzate con i documenti (forse qui si rivela il lato un pò più “smanettone” di Android);

Da ultimo c’è da aggiungere il fatto che i sistemi non sono intercambiabili (come immaginavi) nel senso che su un tablet android non posso usare iCloud di Apple, ma non è vero il contrario (e qui è un altro punto a favore di iOS in generale) visto che dall’iPad tramite applicazioni di terze parti ho la possibilità di utilizzare le funzionalità di Google Docs (l’app GoDocs for google docs costa circa  4 €) e così mi ritrovo con un iPad sincronizzato allo stesso tempo con iCloud e con Google Docs. E’ in fase di preparazione infine un’app più completa che permetta la gestione non solo dei google docs ma di tutto google drive.

La valutazione e la decisione su cosa utilizzare come già detto sta a te, l’unico scopo è quello di spingere questi metodi di sincronizzazione perchè (e ti assicuro che qui lo sperimentiamo tutti i giorni) possono veramente semplificare il tuo lavoro e di sicuro rientrano a pieno titolo in modi di innovare il tuo modo di fare business. Puoi sempre lavorare con il vecchio e non adattarti, non fosse che senza flessibilità di pensiero…

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